פערי מלאי מתגלים לעיתים זמן רב לאחר מסירת הסחורה בפועל. הווידאו יכול להראות פריקה, ספירה ותנועה, אך לבדו אינו מסביר את סיבת החוסר ואינו מוכיח אחריות של אדם מסוים.
לכן הבקרה מתחילה בשאלה מוגדרת אחת. לדוגמה: האם משטח הועבר מאזור הפריקה לקבלה רק לאחר בדיקה נראית של הכמות והמצב? האירוע, החריגים המותרים וההקשר הדרוש מוסכמים לפני תחילת הפיילוט.
לאחר מכן בודקים את התאמת המצלמה: האם רואים את הסחורה, אזור הבקרה, פעולות המסירה והרצף בזמן? אם המטען מוסתר, התוויות אינן קריאות או חלק מהתהליך מתרחש מחוץ לפריים, אין להציג את החומר כראיה מלאה.
ניתוח מקדים ב-AI מסייע לאתר את חלון הזמן, תנועת המשטח או נוכחות באזור הבקרה. זהו רק מועמד לבדיקה. AI אינו מכיר את תעודת המשלוח, אינו מאשר את הכמות בפועל ואינו קובע כוונה.
מומחה בוחן את הרצף לפני המסירה, במהלכה ואחריה, מתחשב בחריגים נראים ומשווה את האירוע לכלל המוסכם. התוצאה מסווגת כחריגה מאומתת, חריג תקין, מקרה שנוי במחלוקת או חומר שאי אפשר להעריך.
כרטיס האירוע כולל אתר, אזור, זמן, נקודת בקרה, תיאור קצר, תמונות, קישור לווידאו ורמת הראיה. מערכת המלאי נשארת מקור הנתונים לכמויות ולמסמכים; הווידאו מוסיף הקשר חזותי שנבדק.
הפעולה הניהולית תלויה בסיבה: להבהיר את נוהל המסירה, לשנות סימון אזור, להדריך את הצוות, לשפר את זווית המצלמה, להפריד אחריות או לבדוק מקרים חוזרים. המטרה היא לתקן חולשה בתהליך, לא לייצר יותר האשמות.
פיילוט בטוח כולל אתר אחד עד שלושה, נקודת בקרה אחת ותקופה מוגבלת. בוחנים אירועים מאומתים, מועמדים שגויים, זוויות לא שימושיות ופעולות שבוצעו בפועל. E.V.A.S. אינה מבטיחה להסביר אוטומטית כל פער במלאי.